Интересно
Видео советы/уроки Нужные и уникальные профессии
СОВЕТЫ
Мы в соц.сетях
Интересно

----




Оставить резюме Актуальные вакансии Задать любой вопрос Срочные вакансии


Кто такой секретарь

Аргументы для карьеры


Правила секретаря:
Секретарь не опаздывает - он ходит по магазинам.
Секретарь не отсутствует - он моет посуду.
Секретарь не ест - он дегустирует блюда шефа.
Секретарь - не секретарша (секретарша - жена секретаря).
Секретарь не кокетничает - он релаксирует шефа.
Секретарь не сидит без дела - он охраняет покой шефа.
Секретарь не флиртует, он проверяет силу воли шефа.
Секретарь не собирает сплетен, он готовит отчет руководителю.
Секретарь не болтает по телефону, он тренирует речевой аппарат.
Секретарь никогда не почесывает затылок.
Секретарь не курит - он снимает стресс.
Секретарь думает о том, о чем не должен думать шеф.
Секретарь не должен думать о том, о чем думает шеф.
Если надо, секретарь вообще не думает.
Если секретарь забыл о задании шефа, он выполняет более важное задание шефа

"Правая рука" руководителя


Наиболее востребованная, в некотором смысле даже модная, профессия в среде молодых девушек – это профессия секретарь. Некоторые расхождения встречаются в обществе относительно понимания задач и вообще образа девушки-секретаря. Причем, начиная от реального помощника руководителя, на которого возлагаются огромные полномочия и заканчивая красивой девушкой на побегушках. Я все же предпочитаю рассмотреть данную профессию в контексте первого варианта. Ведь, действительно, сейчас во многих организациях именно секретари являются правой рукой руководителя, которые дают ответы на вопросы. Давайте рассмотрим наиболее важные качества представителя этой профессии. Одно из главных - это опыт в организации встреч и переговоров, а также владение компьютером и оргтехникой. Важным атрибутом является эффектная внешность, культура поведения и опрятность. В последнее время немало важным качеством является владение английским языком и знание психологии делового общения. Практически во всех организациях необсуждаемым вопросом является наличие высшего, желательно лингвистического образования и возраст от 22 до 30 лет. Это считается наиболее оптимальной категорией для данной профессии. К сожалению, в виду изменения ситуации на нынешнем рынке, спрос на секретарей понизился, а больше компании только увеличили количество просматриваемых кандидатур для выбора наиболее подходящей.


Быть "в курсе" всех дел


В любом случае, в начале карьеры должность секретаря или офис-менеджера, наиболее подходящая для молодых девушек. Именно здесь они смогут получить необходимые азы работы и коммуникации с другими членами коллектива. В обязанности помощника руководителя входит контролировать информационный поток, правильно распределять, перенаправлять его по назначению. Документооборот , деловое общение с партнерами, посетителями, коллегами используя все средства связи, почтовые отправления всех видов - все это сфера деятельности секретаря. Данная сфера деятельности накладывает на секретаря особую роль. Информация не должна затеряться, ее необходимо грамотно отработать по важности и перенаправить в нужном направлении - непосредственным исполнителям. Кроме того, секретарь должен постоянно быть «в курсе» всех дел в организации, постоянно держать «на карандаше» список первостепенных вопросов. Своевременно информировать руководителя и возникающих проблемах. Его обязанностью является поддержание в офисе деловой и дружественной атмосферы сотрудничества. Секретарь постоянно должен иметь информацию о местонахождении руководителя и иметь бесперебойную связь с ним на случай внештатных ситуаций и решения срочных вопросов. Понятно, что без необходимых знаний и навыков, секретарь не сможет профессионально выполнять свои обязанности. Вот неполный перечень его обязанностей:



  • - учет, регистрация, подготовка к рассмотрению корреспонденции поступающей для руководства;
  • - оформление и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.д.;
  • - подготовка проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
  • - оформление протоколов рассылок и выписок из них;
  • - анализ справок и докладов отделов с заключениями и предложениями по ним;
  • - подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;
  • - прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
  • - организация приёмов посетителей:
  • - прием, регистрация, хранение, учет, доставка и рассылка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на хранение в архив компании.

Деловые и личные качества


Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и правильные решения. Специфика работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только выполнять операции с документы и оргтехникой , но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Следует учитывать и то, что секретарю приходится постоянно сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, различными степенями сложности , необходимостью выполнять параллельно несколько работ. Невозможно, например, эффективно выполнять работу, если секретарь не имеет достаточного представления о роли и целях своего начальника в деятельности всей компании. Деловые и личные качества секретаря при выполнении определенной работы, находятся в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приема посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря таких личных качеств, как - интеллигентность, тактичность, доброжелательность.





Подготовил(а):

« Назад


Еще полезно прочитать

Правильное резюме Денежные профессии
Контакты
an image
СОВЕТЫ

----


Партнеры